非効率な組織から脱却する2つの取組み

ピラミッド組織、フラット組織

こんにちは、やす(@yesyasyasu)です。

グローバル組織力診断という日本人がグローバルな組織で活躍するための無料診断サービスを作っています。

 

大企業で働いていると組織に多くの階層がありますよね。そんな中、誰かとコミュニケーションをとるためにはまず誰に話すべきなのかを考えることはありませんか?

よくわからない仕事が上司から降って来ることもあります。一見無意味と思われる仕事に取り組むことになり非効率になってしまうことはありませんか?

大きな組織がいつの間にか形成されてしまっていて仕事に非生産的な行動が増えてきたと感じる際にとるべき2つの方法を紹介します。

タスクリーダー化

細かいタスクを逐一上司から確認されたり、こちらから相談したりするのは面倒ですし、そのコミュニケーションの時間は相当無駄になっています。

コミュニケーションというのは、一人では行えないので、15分誰かと会話すれば、組織としては30分の時間をロスすることになります。

これが会議になり参加者4人で2時間だとすると8時間、つまり一人の1日の労働時間を使ってしまうことになります。

このようなコミュニケーションや調整を少なくするのがタスクリーダー化です。

タスクリーダー化は、企業内の「上司・部下」という関係を一回取っ払って、個人が独立することを指します。そしてそのことによって一人ひとりが自ら考え動く自走式組織を目指します。

そのための流れは以下の通り。

大きな仕事は細分化し、独立したタスクに分割します。

そしてタスクには1人のリーダーをアサインします。

リーダーはその仕事を遂行するために必要であればどの部署のどの役職の人にでも責任者として連絡してよい権限を与えます。

そして、一人ひとりが役職関係なく責任者となります。

社員がいちいち何度も上司に許可を得る行為はできるだけ組織からなくし、許しを得るようにするのが組織が効率的に動く方法の一つです。

これには、自分がタスクに責任を持つということ、そしてそれが遅れると自分の責任(残業・低評価)につながるので一番効果的な方法を考える努力をする効果があります。

そして万が一失敗したときには上司に許しを得る、ということでその時は上司が対応するという上司にとっても毎日の負担が減るという効果があります。

タスクの4W1H

タスクの進捗度や進め方、誰が何を担当するのかをいきなり社内の人に確認されることが良くありませんか?

その場合もコミュニケーションのロスが発生しています。

またタスクを進めている「途中」で口を挟まれることにより方向転換が発生するようなことはありませんか?

このようなことを避けるには、タスクの実行段階において「4W1H」を定義しチームメンバーにそれを共有しておきます。

4W1Hとは、

いつ(期日の設定:自分だけでなく誰かのフィードバックを必要とするのであればその日も設定しておく)

誰が(実行担当、チェック担当、フォロー担当等をしっかりと定義)

何を(具体的なアクション、行動できることを定義)

どこで(物理的な場所、論理的な場所[システム名等])

どのように(コミュニケーションであれば、電話、メール、チャット等。文書であればExcel、PowerPoint、Word等の媒体を定義)

実施するのかをまとめたものです。

そうすることで、自分のタスクは自分が責任をもって対応していることを文章で共有されるので、相手が無意味に口をはさむことがなくなります。

そしてタスク内容が共有されていることによって、それと似たタスクを経験したことのある人からアドバイスや指摘をもらいやすくなるという効果があります。

もし、いきなり関係者からタスクの状況に聞かれたら(聞かれないように事前にメールなどで共有しておくのがいいですが、)すぐにこの内容で進めていると返信することで無駄なやり取りを削減できます。

まとめ

組織が上手く機能するには、何よりも一人ひとりが独立することが重要です。

アマゾンCEOのジェフ・ベゾスは自伝で以下のように発言しています。

コミュニケーションは機能不全の印なんだ。緊密で有機的につながる仕事ができていないから、関係者のコミュニケーションが必要になる。部署間のコミュニケーションを増やす方法ではなく、減らす方法を探すべきだ。

タスクリーダー化と4W1Hで一人ひとりが機能的に働ける組織を目指しましょう。

 

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