コンサルのドキュメンテーション(メール編②)

ドキュメンテーション

はじめに

前回は会議の再調整依頼のゴール設定と要素の特定について説明しました。
ここからは、その要素を元にストーリー構成に入っていきます。
目次:
  1. 情報整理力
    • ゴール設定
    • ゴール達成に必要な要素の特定
  2. ストーリー構成力
    • 伝える順序を並べる
    • 文章を正しく短く簡単に
    • 図解化

 

ストーリー構成力

伝える順序を並べる。

伝える順序を並べる方法はいくつかありますが、「結論」をまず最初に伝えることが基本です。

 

特にメールで相手に返信を求める場合は、その旨を最初に伝える必要があります。
そして相手に返信をしてもらう理由(動機付け)を提示し、具体的にどのような返信を求めるのかを記載します。
文章が長ければ最後に再度結論をもってきてもよいです。

 

以下に順序の例を記載します。

 

①結論:経理部○○部長の空いている日程を返信してもらいたい。
②理由:営業部長の予定変更のため。
③具体化:候補日時があるのでそこから選んで返信してもらう。

 

修正後

件名: 営業部との会議の日程調整依頼

 

本文:
○○部長

お疲れ様です。弘田です。

 

営業部との会議の日程再調整のため出席可能日時を返信願います。

 

営業部の●●部長が急遽取引先への訪問のため、参加できないと連絡を受けたため再調整が必要となりました。

再調整の候補日は、8/23の午後と8/24の午前です。この中から空いている時間を返信ください。

 

 

宜しくお願いします。

これで相手に取ってもらいたいアクションが明確になり、同時に文章が短くなりました。
最初の文字数が345字だったのに対し、半分以下の153字となっています。

文章を正しく短く簡単に

続いて、文章を正しく、短く、簡単に記載していきます。

 

以下2点がポイントとなります。
  1. 相手に誤解を与えない、こちらの意図通りに相手に理解してもらう文章。
  2. 読んでいて途中で意味がわからなくなる長さにしない、短く簡単にまとまった文章
そしてメールでは、時間がない相手からの返信や複数人からまとめて返信をもらう場合を考えた文章の記載が必要となります。
ここでも大切なのは、相手にとって正しく、短く、簡単に伝わる文章だということです。
まずは件名から見ていきます。

 

件名の修正

正しく

・変更前

件名:営業部との会議の日程調整依頼

 

「営業部との会議」は具体的にいつの会議のことを指しているのかわかりません。

 

また経理部長はいくつか営業部と会議が予定されている可能性もあります。

そのため、「いつ」「何の」という情報を付加します。

 

・変更後
件名:8月22日(水)13時から14時の営業部との定例会の日程再調整依頼

短く、簡単に

短くするために、文を単語化します。
簡単にするためには、相手が知るべき順番に情報を並び替えます。

 

・変更後

件名:【日程再調整依頼】営業部定例会(8/23[水]13時)

 

これで、件名だけで、相手に何をしてほしいのか、何についてなのかがわかるようになりました。

 

特にメールの件名では、この例のように【】や、()、[]を使うと効果的です。

次に本文を見ていきます。

本文の修正

正しく

・変更前

営業部との会議の日程再調整のため出席可能日時を返信願います。

 

ここも件名と同じく修正をかけます。

 

・変更後

営業部定例会(8/22[水]13時)の日程再調整のため出席可能日時を返信願います。

短く、簡単に

ここでは、相手がメールをみて何をする必要があるのかを相手に考えさせるのではなく、何も考えずに反応できるようにします

 

本ケースでは、

 

8/23の午後と8/24の午前です。この中から空いている時間を返信ください。

 

と予定をざっくり聞いていますが、もしかすると相手は決め打ちの1時間だけ連絡をしてくるかもしれません。

 

そうするとまた営業部側で予定が変わっていた場合に再々調整が必要となるので、コミュニケーションのやり取りをなくすために複数案を提示してもらいます。

 

こういった場合には、選択肢をリスト化する等の対応でより相手がアクションをとりやすくできます。

 

例えば以下のような形です。
こうすることで相手側は番号を伝えるだけ、もしくは候補日時をコピペするだけで返信できます。

 

以下の候補日時からご都合がつく時間帯を複数時間選び、ご返信願います。

【候補日時】

  1. 8月23日(木)13~14時
  2. 8月23日(木)14~15時
  3. 8月23日(木)15~16時
  4. 8月24日(金)9~10時
  5. 8月24日(金)10~11時
  6. 8月24日(金)11~12時

次に、再調整の理由です。

 

営業部の●●部長が急遽取引先への訪問のため、参加できないと連絡を受けたため再調整をしております。

 

これも文章として長いため、以下のような簡潔な形にまとめます。

 

【再調整の理由】
当該日時に○○部長に顧客訪問が入ったため。

 

これで修正は完了です。

完成版

件名:【日程再調整依頼】営業部定例会(8/23[水]13時)

 

本文:

○○部長

 

お疲れ様です。弘田です。

 

営業部定例会(8/22[水]13時)の日程再調整依頼です。
以下の候補日時からご都合がつく時間帯を複数時間選び、ご返信願います。

 

【再調整の理由】
当該日時に○○部長に顧客訪問が入ったため。

 

【候補日時】

  1. 8月23日(木)13~14時
  2. 8月23日(木)14~15時
  3. 8月23日(木)15~16時
  4. 8月24日(金)9~10時
  5. 8月24日(金)10~11時
  6. 8月24日(金)11~12時

 

 

宜しくお願いします。

追加記載事項

メールにおいて、相手にアクションを求める場合でかつ締切がある場合は、いつまでに返信をしてもらいたいのかを記載するのがルールです。
また、本ケースでは、会議時間の調整のみですが、会議時間が変わることにより議題の変更や会議場所も変更されたり機材が変わったりするのであれば、そちらについても共有する必要があります。

サマリー

ゴール設定し、そのために必要な情報をまずは特定します。
そして相手に何をしてもらいたいのかの結論を冒頭に記載し、その結論を支えるように情報を並べていきます。
そして文章を自分と相手が同じように理解できるように正しく、短く、簡単に記載することで認識のずれを防ぎます。
  1. 情報整理力
    • ゴール設定
    • ゴール達成に必要な要素の特定
  2. ストーリー構成力
    • 伝える順序を並べる
    • 文章を正しく短く簡単に
    • 図解化

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